A partir del mes de febrero de 2022 se dará inicio a la implementación de las nuevas Tablas de Retención Documental (TRD) de la Universidad aprobadas por el Archivo General de la Nación mediante certificado de convalidación del 30 de julio de 2021.

Esto, según el Archivo General de la Nación “permite establecer cuáles son los documentos de la entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y qué debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad”.

La implementación de las TRD V2 2021 comprende las siguientes fases:

•             Fase de Publicación y Divulgación. Publicación de las TRD V2 2021 y de la nueva codificación de dependencias, en la página web institucional.

•             Fase de socialización y capacitación para la aplicación de las TRD V2 2021.  Consiste en capacitación dirigida a todos los funcionarios responsables de los archivos de gestión, incluidos los jefes de las unidades académicas y administrativas.

•             Fase de ejecución de las TRD. Acorde a las instrucciones y lineamientos, los encargados del manejo y custodia de los documentos en cada archivo de gestión iniciarán la creación de los expedientes con la nueva codificación.

•             Fase de acompañamiento. La Oficina de Archivo prestará el acompañamiento necesario de manera permanente a las actividades de implementación de las TRD V2 2021.

Unillanos: Cualificación académica y acción social